¿Como administrar un negocio?

Muchos me han preguntado a lo largo de mi carrera: ¿Cómo administrar unnegocio?... Y es que parece ser que muchos empresarios aun tienen problemas eneste asunto de la administración. Es increíble que muchas empresas no saben nisi quiera que es lo que tienen en sus inventarios; especialmente en LatinoAmérica, los empresarios  nos hemosdejado llevar por la monotonía y no sabemos como administra un negocio efectivamente; desdeel control de los inventarios, hasta el servicio al cliente.  Pero estos errores todos los hemos cometido, yesto se debe a la falta de conocimiento 

En esta ocasión no vamos a ver los aspectos comerciales de como administrar unnegocio, marketing, ventas, servicio, etc. sino que veremos los aspectosadministrativos de nuestro negocio, ya que en esa área nos debemos enfocarprimero y después preocuparnos por los aspectos comerciales. 

Existen 4 aspectos principales que veremos a continuación en los cuales nosdebemos enfocar:

InventariosFacturaciónClientesProveedores 
INVENTARIOS: Uno de los aspectos másdifíciles al administrar los inventarios, essaber cuanto producto se necesita para mantener un equilibrio de lasexistencias. Esta información es vital ya que si se compra demasiado producto anuestros proveedores caeremos el la problemática de tener el producto estancadoen los estantes, o de incurrir en perdidas debido a los vencimientos de algunosde los productos. Esto es muy frecuente al momento deadministrar un negocio, y aunque esimposible mantener un equilibrio exacto, podemos hacer un simple cálculotrimestral que nos dará un promedio para efectuar las compras a nuestrosproveedores: 

Producto: CIPRAMIL 20 MG 

Promediode Venta Trimestral de todas sus sucursales:                                  10  - 
ExistenciaGlobal de todas sus sucursales:                                                     4 = 
                                                                                                              _____ 
Comprasugerida para mantener su promedio:                                                  6 

Ahora dividimos este promedio de 6 entre los 3 meses del trimestre, y nos daráun total de 2 cajas de Cipramil 20 MG que debemos comprar este mes. 

A esto debemos sumarle el “PROMEDIO ADICIONAL” de la temporada del añoanterior (En el caso que estemos en la temporada)  Es decir: si en el trimestre de la temporadadel año anterior se vendían 15 en ves de 10, eso significa que debemos agregaresas 5 cajas a nuestro promedio trimestral para que tengamos suficienteproducto para la temporada actual. 

Debemos tener cuidado con los proveedores, ya que muchas veces nos ofrecenmejores precios o regalías con la condición de que les compremos productoadicional, esto puede provocar un desequilibrio en nuestros inventarios y nodebe de hacerse a menos que necesitemos el producto adicional. 

También cabe mencionar que administrar un negocio sin un sistema de control de inventarioses una tarea  muy difícil, así que lorecomendable es que tengamos un sistema eficiente que nos ayude con esta tarea. 

FACTURACIÓN: Otro de los problemascon los que se encuentran las empresas, especialmente las Pymes, es que nocuentan con un sistema de facturación adecuado. Debemos de tener en cuenta quetodos los sistemas de facturación desempeñan las mismas funciones; pero almomento de facturar necesitamos rapidez y versatilidad. Necesitamos que losclientes esperen el menor tiempo posible, y para ello es necesario contar conpuntos de venta, donde los vendedores puedan atender a los clientes y crear lafactura para luego enviársela a la caja para que la factura sea emitida alcliente. 

El objetivo de esto es descongestionar la caja; de otra manera el cajero ola cajera tendrían que estar creando las facturas y emitiéndolas simultáneamentey esto causaría perdida de tiempo. Recordemos que el trabajo en equipo nosayudara a despachar al cliente rápidamente.  

El aspecto más importante de la facturación, es tener acceso a la caja encualquier momento y desde cualquier parte,  para esto, necesitamos conectarnos con nuestraempresa, ya sea desde nuestra oficina, desde nuestra casa; o si hemos viajado,desde cualquier parte del mundo. Esto se logra mediante la “Computación enNube” lo cual nos permite estar conectado a la caja y por tanto podemos entraren cualquier momento a ver como va la venta del dia. 

En el grafico de abajo se muestra un grafico con la venta en todas nuestrassucursales. Esta información es en vivo, o sea, en tiempo real. Con estaherramienta podemos ver cuanto hemos facturado en cualquier etapa del dia.  

CLIENTES: En el caso que ennuestro negocio otorguemos créditos a nuestros clientes, es necesario llevar un controlexacto de cuanto nos debe cada uno, y para ello, necesitamos tener un sistemaque nos genere estos reportes, y que nos avise cuando nuestros clientes estánen mora. Muchas empresas fracasan porque no saben administrar y comienzan a darcréditos desmedidamente, y luego no llevan un control definido de la mora delos clientes. 

Debemos contar con un sistema que muestre las facturas vencidas, facturaspendientes, y las facturas canceladas como se muestra en el grafico de abajo. 

Recordemos que si no llevamos un control definido de lo que nos deben,estaremos dejando de percibir capital que podemos invertir para generar masingresos. Y esto, de no ser cuidadosos al administrar nuestro negocio, nos puede llevar ala quiebra rápidamente. 

PROVEEDORES: Es necesario prestarmucha atención de como administramos nuestros proveedores ya que esto, aunqueparezca insignificante, es parte de la cadena que nos dará el éxito en nuestraadministración. Es de vital importancia que sepamos con exactitud la siguienteinformación: 

Cuanto debemos a nuestros proveedoresCuanto producto estamos comprando de nuestros proveedoresCuales de nuestros proveedores ofrecen los mejores precios 
Es necesario saber con exactitud cuanto debemos a nuestros proveedores,debido a que muchos de ellos nos ofrecen descuentos si pagamos la factura atiempo, por lo contrario, si caemos en mora, podemos incurrir en interesesacumulados, lo cual se transfiere en perdida para nuestro negocio. Esto nos puede aserios problemas, por tanto es necesario administrarnuestros proveedoresdiligentemente    

Debemos también administrar cuanto producto estamos comprando de nuestros proveedores, ya que siestamos comprando de una manera desmedida, incurriremos en el desequilibrio enlos inventarios como ya lo hemos mencionado anteriormente.   

Otro aspecto muy importante es saber cuales de nuestros proveedores ofrecenlos mejores precios, ya que como sucede en muchos de los casos, un mismoproducto puede ser distribuido por diferentes proveedores, así que es necesariotomar en cuenta que necesitamos saber comprar, ya que esta es la clave para quepodamos dar mejores precios a nuestros clientes, y por tanto, mantenernos aflote de la competencia. 

En conclusión, administrar un negocio no es nada fácil, pero con las herramientas necesarias, y un poco dedisciplina podemos lograr optimizar nuestras ganancias y mantenernos a flote.Meditemos en esto: “Cada gotita que llena los mares es insignificante, sinembargo, el mar no existiría sin cada gotita” En otras palabras, cada centavoque percibimos o dejamos de percibir en nuestro negocio es insignificante, pero sin ese centavonuestronegocio no existiría.